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金融企业采购评审专家自动化抽取实践与探索

时间:2019-08-01来源:《招标采购管理》 作者:admin 点击:

采购评审专家的自动化抽取作为采购工作信息化的重要一环,因公平、公正、随机的需求,成了很多金融企业在系统化建设道路上的重要探索。中国银联自2016年以来开始探索线上评审专家的自动化抽取,抽取模块于2018年5月正式上线,原本人工抽取模式被彻底颠覆后,抽取效率大大提升。本文以中国银联专家自动化抽取模块为例,分享了自动化抽取的实践和亮点。 

方案

一、自动化抽取流程

每个抽取项目执行流程如下:

1.判断资深专家数T1是否大于0,若T1>0则优先抽取资深专家,进入自动化抽取规则步骤2,否则进入步骤5;

2.统计当前已确认参审的资深专家人数C2与有效等待时间未答复的资深专家人数W2之和S2,若S2 ≥T1则跳到步骤的4;

3.依次随机抽取 T1—S2 个资深专家,每次抽取都遵循抽取规则,登记抽取专家记录,并发送短信;

4.统计当前已确认参审的资深专家人数C4,若C 4≥ T1则进入步骤5,否则提示等待资深专家答复,本轮抽取结束;

5.统计当前已确认参审的老专家人数C5与有效等待时间未答复的老专家人数W5之和S5,若S5 ≥ 1则跳到步骤7;

6.依次随机抽取 1 个老专家,每次抽取都遵循抽取规则,登记抽取专家记录,并发送短信;

7.统计当前已确认参审的专家人数C7,若C 7≥ 1则进入步骤8,否则提示等待老专家答复,本轮抽取结束;

8.依次遍历每个内部专家抽取条件,单个抽取条件步骤如下:

9.统计符合该抽取条件已确认参审的专家人数C9与有效等待时间未答复的专家人数W9之和S9,与该抽取条件所需专家人数R9比较,若C9≥R9则跳到步骤11;

10.依次随机抽取R9—S9个符合抽取专家,每次抽取都遵循抽取规则,登记抽取专家记录,并发送短信;

11.统计当前符合该抽取条件的专家人数C11,若C 11< R9则提示等待非专家答复;

12.所抽取条件执行完成,若无等待信号或异常信号,则本项目抽取完成,取消自动抽取标记,否则下一轮继续步骤1~12。

二、自动化抽取规则

1.与业务相关规则

(1)工作时间抽取;

(2)根据资深专家数量要求优先抽取资深专家;

(3)每个项目至少抽取一名老专家。

2.与项目相关规则

(1)屏蔽项目的需求部门所在的专家;

(2)屏蔽该项目已抽取过的专家。

3.与专家相关规则

(1)仅抽取当前有效的专家;

(2)屏蔽已确认参审有交叉评审时间的评审会的专家;

(3)屏蔽本项目有效等待时间内未答复的专家以及本项目已确认参审的专家所在部门的其他专家;

(4)屏蔽近期频繁参加评审的专家;

(5)当天征询每位专家的参审意愿不超过1次;

(6)征询每位专家有交叉评审时间的项目参审意愿不超过1次。

4.与抽取条件相关规则

抽取专家的专业类别为本项目所需专业类别。

亮点

一、完全自动化抽取,节约人力成本

首先,以往的专家抽取完全由人工实现,专家管理员根据采购项目的评审专家需求,从专家库中筛选出所有满足需求的专家构成候选专家集。其次,根据采购项目所需的专家人数,通过电话或者短信的方式,从候选专家集中抽取专家。以中国银联采购评审为例,全年约开展近400项采购项目评审,平均每周约6项评审,专家管理员每周平均需要花费约15小时的时间完成专家抽取的相关工作,包括抽取专家、等待专家回复,以及完善抽取过程记录表等。专家自动化抽取模块上线后,专家管理员只需根据项目安排启动自动化抽取,抽取过程中监控抽取情况即可,每周平均只需花费2.5小时,大大节约了人力成本。

二、减少人工干预、确保公平公正

人工抽取过程中,专家管理员往往根据采购项目特点、专家专业能力、参与积极度等的判断来筛选候选专家,具有较强的个人偏好性,容易导致专家的抽取机会不均等,有失客观性和公平性。自动化抽取模块可以减少人工干预,保证抽取结果的公平公正。

三、完善短信提醒,便于进度追踪

人工抽取过程中,专家管理员需要实时跟进抽取进展,而在自动化抽取系统中,我们设置了完善的短信提醒功能,对不同的抽取结果以短信的形式通知专家管理员,便于专家管理员实时跟进抽取情况。在一个项目正常抽取完成后,系统会自动向专家管理员发送短信,提醒该项目抽取已顺利完成。如某项目出现专家不足或评审时间接近但仍未抽取完成等异常情况,系统也会短信告知专家管理员,提醒专家管理员及时介入抽取异常的项目。

四、多项目并行抽取,提升抽取效率

自动化抽取系统支持多个项目并行抽取,抽取过程互不干扰。在三个月的运行中,项目最集中的阶段,曾一天内并行抽取7项采购项目,同一天内向166名专家发送评审邀请短信,征询专家的意愿,自动化抽取的效率是人工抽取无法比拟的。

五、对接主数据平台,确保信息准确

由于部门调整,或者手机号的变更,银联的内部专家信息也处于动态变化的状态。如果使用后台存储的静态数据,很难保证专家信息的准确性。所有专家信息在存入采购系统后台专家库内后,系统每天会将公司主数据平台的公司人员信息与专家库信息进行比对,如果专家更换部门或者手机号等个人信息,会实时更新,确保专家信息的正确性。

六、系统人性化设置,避免过度打扰

为了避免对评审专家频繁的打扰,我们对系统进行设置,每天给专家发送的短信不超过一条。此外,如果一个评审时间的项目已经邀请过该专家,则与之交叉的评审时间的项目会自动屏蔽该专家,最大限度地减少不必要的短信征询。

七、监控平台设置,实时监控抽取进度

自动化抽取模块设置了专家管理员监控平台,该平台可以监控各个项目的专家抽取情况及短信收发情况,便于专家管理员及时跟踪抽取进展。

探索

在系统运行过程中,根据遇到的问题以及反馈意见,我们对系统进行不断调整和优化,对抽取模块做了一些新的探索。

一、合理设置新老专家比例,确保评审质量

为了保证项目评审质量,系统设置了新的抽取条件,确保每个项目都有一名熟悉评审流程、经验丰富的老专家,保证评审质量的同时,也能让老专家带领新入库专家更快地了解评审流程和关键点,且通过新专家的参与为采购评审引入新的思路和方法。

二、适当牺牲抽取效率,避免对专家频繁打扰

在系统上线的初期,为了保证抽取效率,我们要求专家参加与否均要回复信息,如果专家不参加项目需要明确回复“不参加”,系统后台可以自动判断刷新后重新开展新一轮抽取,抽取效率较高。但是实施了两周后,我们发现强制要求专家回复短信虽加快了抽取速度,但是占用了很多专家的时间成本,降低了专家参与的积极性。因此,在反复考量后,我们决定牺牲抽取效率,专家如不参加则不必回复,虽然这样抽取周期被拉长,但也得到了更多专家的理解和配合。

三、开放专业类别维护功能,便于评审专家手动维护个人信息

以往的专家入库,是由管理员手动录入专家的所有信息,包括专家姓名、年龄等基本信息,以及专家评审专业类别信息。以银联内部专家为例,专家总人数约700人,专业类别约30余项,所有专家的专业类别维护工作量较大,且数据准确性较难保证。因此,我们开放了专业类别维护功能,每位评审专家可以登录采购管理信息系统,手动维护个人的专业类别,确保专家信息的准确性。

展望

一、对接HR系统,实时读取专家请休假状态

目前的抽取模块无法获取专家的请休假信息,对已休假的专家进行短信征询会一定程度上降低抽取效率。未来可以尝试对接HR系统,读取内部专家的请休假状态,屏蔽休假的专家,适当提升抽取效率。

二、新增统计字段,完善报表功能

现有的专家抽取模块的报表功能还不够完善,可以新增统计字段,自动生成多维度的统计报表,便于专家管理员的数据统计及分析。

总结

中国银联评审专家自动化抽取模块作为一个较完善、高效的评审专家抽取模块,实现了对评审专家信息化、智能化的管理。该模块通过设置科学且人性化的抽取规则,确保了评审专家抽取的随机性、合理性。此外,自动化的抽取流程减少了人为干预,更好地践行采购工作公开、公平、公正的原则。

   作者:付    璐

   作者单位:中国银联集中采购管理办公室

   来源:《招标采购管理》


(责任编辑:ztbpx)