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规范科学采购 降低企业成本 ——制造业物资采购管理心得

时间:2019-08-05来源:《招标采购管理》 作者:admin 点击:

一、科学规范的采购对企业降低成本关系重大

在当前的经济形势下,对于所有制造业而言,成本的上升已经成为一个不容忽视的问题,在相同的目标下,所有企业管理的核心都离不开成本控制。在不影响产品质量的前提下,如何有效地降低企业生产成本,已经成为企业经营管理的主要目标。

对于企业而言,降低成本的方法大体可以分为两大类。一类是减员增效,即对现有生产设备进行技术改造、优化工作流程、提高员工工作效率等。另一类是降本增效,即提高生产工艺或者引进新材料、降低物资采购成本、去库存减少资金占有率等。成本控制的目标应在不影响工作效率和产品品质的前提下进行,目标是增效而非减员或单纯地降低成本。对于已经运营多年的生产企业而言,生产设备的技改、生产工艺、工作流程已经相对成熟,投入也较为固定,应更加重视对供应链环节的管理,通过降低物资供应成本,从而进一步提高企业的抗风险能力和市场竞争力。

要降低物资供应成本,落实部门主要在生产制造企业的采购供应部门。采购供应部门需要完成的目标即企业赋予的部门职能:一是保证物资供应(确保质量);二是降低采购成本。采购供应部门可以通过对计划、价格、物资等方面的约束,要求以正确的价格将正确的物资在正确的时间送到正确的地点。下面笔者就结合自身采购实践,从生产制造企业采购管理人员的角度,谈谈如何通过科学规范的采购,更好地降低采购成本。

二、如何正确掌握采购价格

作为一名采购管理人员或采购从业人员,怎样简单有效地判断价格是否正确,首先需要确定什么因素会影响最终的采购价格,笔者认为主要有以下几方面因素:一是因供求关系变化导致的市场价格波动;二是品牌或者技术参数;三是采购的渠道;四是采购的数量;五是付款的方式;六是交货的时间;七是需求物资原材料价格的变动等。

采购管理人员或采购从业人员在前期核价及收到报价后,需要从以上几个主要方面进行分析,从而确定供应商所报价格是否正确。

1.市场因素。对供求关系变化导致市场价格波动较大的物资,需要对所需物资近几年价格曲线进行了解,掌握价格变动规律和原因,了解其原材料的构成对其进行成本分析;根据所需物资的成本在联合使用部门了解使用量在价格合适时进行囤货。

2.品牌或技术参数。不同的品牌价格不同,不同的技术参数价格也不同,相同的物资在市场上会有很多报价;比如:不同品牌的笔有1块钱、5块钱、10块钱,用10块钱买10块钱的笔价格是正确的;用5块钱买1块钱的笔相对来说价格有所下降,但采购价格错误;相同的物资不同的技术参数也有可能导致价格的不同,需要根据所报物资的参数进行确认,对比所报价格是否正确。使用部门验收时必须按照所报品牌及相关参数进行验收,确保所报物资和实际到货的物资一致。所以不能单纯地从价格的高低上面来判断采购价格是否正确。

3.采购的渠道。所需物资采购渠道的选择也可以一定程度上反映出采购管理是否到位,市场上相同品牌或相同技术参数的物资可以从很多渠道进行采购。但每一种渠道的价格也是不同的。市场上的渠道可以大致分为以下几种:生产商、一级代理商、二级代理商和终端销售商。原则上生产商价格最低,终端零售商价格最高。根据不同的需求量、采购金额及付款方式等选择不同的渠道,金额较大时严禁从代理商处采购,减少中间环节,降低采购成本。如生产厂家不直接和终端使用方合作,也可从有代理资质的供应商处采购,但需从拥有高级代理资质的代理商处采购。所需物资从代理商处采购,价格肯定有下降空间,再根据需求量、采购金额、付款方式等方面来确定是否有重新开发新渠道的必要。对于必须从代理商处采购的零散物资,可以进行集中采购、增加采购量,减少货物流通成本来降低最终的采购成本。即使采购渠道已经优化到极致,对于主要物资或者金额较大且长期使用的物资仍需不断地开发新的供应商或者厂商,来冲击现有报价体系,确保每次采购价格正确。当然在长期供应商质量和价格没有问题时不建议更换供应商,从企业风险管控来看所有物资必须要有备选供应商才可以增加采购议价能力,确保到采购价格正确和质量长期稳定。对于采购渠道的确定,也需要发展优质的供应商,一个物资新供应渠道的开发,需要对供应商从质量的控制、企业的规模、技术能力等方面进行全面评估;一个优质的供应商一定是可以满足企业发展需求的供应商。多发展优质供应商可以为企业后期发展战略合作采购打好基础。

4.采购的数量。物资采购量的大小与采购渠道的选择及最终的采购价格有直接的关系,对于物资的申报需求尽可能地集中化、标准化,减少个性化。从而增加采购量,提高采购议价筹码,实现采购规模最大化,采购成本最小化。对于采购管理而言,物资申报计划是采购管理的源头。物资申报计划散乱就无法实现降低采购成本的目标反而会导致采购成本的上升。物资申报计划可以细分为年度计划、季度计划及月度计划,以年度需求计划量议价、季度采购计划调整物资需求的准确性、月度采购计划实行最终采购,在满足现场使用需求的情况下降低采购成本;原则上不允许申报加急采购计划。

5.付款的方式与交货时间。付款方式和交货时间的不同,采购价格也不同。可以全款预付、部分预付、货到付款或者货到一定时间内支付货款,全款预付采购价格最低,货到一定时间支付货款价格最高。付款方式的选择需要根据企业管控风险、价格及企业的实际情况出发,确定出符合企业利益的付款方式。对于新供应商的开发因为相互的不信任、不了解,付款方式的选择就成了最终能否合作的重要原因,如供应商符合企业发展需要,可以采取灵活的付款方式,在合作前约定初次付款方式及后期合作的付款方式,保证供应商管理体系的健康发展。交货时间对最终采购价格的影响也较为巨大,现货价及期货价或者因为紧急采购导致的人力物力的增加;都会导致采购成本的上升。在物资采购计划申报时一定要杜绝紧急采购,预留较长的交货时间,做到真正的有备无患。

6.需求物资原材料价格的变动。如所需物资的原材料价格发生变化或者变动较为频繁,在前期采购核价时需做好所需物资的成本核算,原材料的占比、原材料价格的上涨对最终报价有多大的影响,来确定所需物资价格上涨是否正确。如所需物资原材料价格变动较为频繁或原材料的涨跌对所需物资最终报价影响较大,就需长期关注所需物资原材料的涨跌,根据企业实际情况在合适的时间进行采购囤货。

三、如何科学采购正确物资

采购人员所采购的物资,一定要满足企业生产或制造现场使用要求,但不同的物资或不同的使用方式也可以选择不同的品牌。比如线缆,在主线路一定要使用国内一、二线知名品牌,但是临时线路就可以选择符合国家标准的区域性品牌;长期使用的物资一定要选择质量可靠、品质过硬的产品,使用方便的国内一、二线知名品牌,但是耗材可以根据成本对比、实用性上进行分析,选择符合现场使用要求且满足企业对成本要求的品牌进行采购。

在采购管理中价格的审核是最为重要的也是最难把握的,作为一名采购从业人员一定要对市场熟悉不能局限一地,一定要对市场心存敬畏。因为市场时刻在发生着变化,所以也没有一成不变的价格。

在供应链环节中通过管理采购环节可以降低采购成本,但所有企业都存在一个普遍的问题:库存较大尤其是备品备件,因为设备在使用过程中易损件的损坏有突发性,导致库房必须要有一定的安全库存,才可以保证正常的生产运营。怎样去库存减少资金占有率也就成为供应链环节中比较难解决的问题。在我们确定采购渠道已经最优,供应商也可以符合企业发展需要且双方互信程度较高,当前采购价格符合公司最大利益及历史价格沉淀较为完整时,选择需求量较大的同类型物资和供应商签订战略合作采购框架协议,由企业提供库房及日常的出入库管理,供应商备货,按照每月的实际消耗支付货款,供应商也可以每季度或者每半年对库房进行清点,根据差额在当月开具发票支付货款。难度在于要有一定的需求量,供需双方互信程度要求较高,渠道已经最优,前期采购价格无误且历史价格沉淀完整等。如可以解决以上等问题就完全可以减少同类型物资库存,实现大客户、大订单增加采购议价能力,从而降低采购成本,减少资金占有率,真正地实现零库存的目标。

四、结语

在这个成本为王的时代,谁能在有限的条件下将成本降到最低,谁就可以占领市场。所以一个企业的成本线也是企业的生命线,成本控制应该是每一位员工都要关注的,并且要同心协力相互配合共同坚守,作为企业采购部门的人员,更是要时刻关注政策、市场和价格等信息,加强理论学习和实践交流,积极利用新兴技术和手段,做好供应链管理,只有这样,才可以在外部条件发生变化时或者市场饱和时守住企业的生命线。

   作者:王纪宗

   作者单位:新疆奥美医用纺织品有限公司

   来源:《招标采购管理》


(责任编辑:ztbpx)